¿Cómo lograr reuniones productivas?

27.01.2020

reuniones efectivas

Las reuniones de trabajo pueden cubrir entre 25 y 80% de la jornada laboral según un estudio de los profesores N. Romano y J. Nunamaker. En dicho estudio, muchas personas se quejaban de tener “reunionitis“, refiriéndose a “reuniones improductivas, o donde no era necesaria su presencia o solo informativas, que bien podían suplirse con un email, entre otras”.

En este post hablaremos de como tener reuniones productivas. Una organización que cae en una cultura de “reunionitis” definitivamente no podrá gestionar bien su tiempo. Si además  en honor a la buena comunicación, las reuniones son replicadas en cascada a todos los niveles, se generará una pérdida masiva de tiempo.

Para ser productivo y gestionar el tiempo de las reuniones ejemplarmente, toma en consideración las siguientes sugerencias.

Define lo que quieres lograr de la reunión

En tu vida laboral, incluso en tu vida personal, te encontrarás con la necesidad de acudir a reuniones en las que se tenga que llegar a un acuerdo entre múltiples partes. Sin embargo, para sacar el mayor provecho de tu tiempo y lograr reuniones productivas, deberías preguntarte antes: ¿Se trata de tomar una decisión compleja donde todos los involucrados deban estar presentes? ¿Se trata de un reconocimiento público donde, justamente, se quiere contar con “público”?. Si la respuesta es afirmativa deberías analizar lo siguiente:

¿En qué otras maneras lograrías el mismo resultado?

En el mundo de hoy existen diferentes formas de lograr que un grupo de personas tomen decisiones sobre un tema, sin necesidad de reunirse. Tecnologías como el email, las video llamadas o simplemente una llamada múltiple pueden ahorrarte valioso tiempo y esfuerzo. Por esto, antes de agendar una reunón preguntate: ¿Se trata de informar algún tema que podría hacerse por medio de un comunicado o video? ¿Se trata de una decisión que se puede hacer por votación?

Si finalmente consideras que una reunión presencial es necesaria, toma en consideración las siguientes buenas prácticas.

Asegúrate que los objetivos estén claros para todos.

Para tener una reunión productiva, asegúrate de hacer llegar a todos los objetivos de la misma. Para esto mi sugerencia es que en las convocatorias que mandes incluyas los objetivos además de la fecha, hora y lugar.

Elabora una agenda detallada.

No olvides ser muy especifico, tanto en la hora y el lugar, como con los objetivos de la reunión. Así como en las horas o momentos en las que se tocará cada tema.

Elabora una lista.

Crea una lista de asistentes y especifica que rol cumplirá cada uno. Recuerda que: “mientras menos gente, más eficiente tu reunión”.

Envía con anticipación los documentos e información necesaria.

Recuerda que mientras más informados estén los miembros de tu reunión respecto del tema, más fácil será llegar a acuerdos en menos tiempo.

Solicita confirmación de parte de los invitados.

Siempre es bueno solicitar una confirmación previa a la reunión, para evitar retrasos e incluso asistir a reuniones donde no se cuenta con el quorum necesario para llegar a cerrar acuerdos. Te recomiendo que cuando envíes las invitaciones las dejes grabadas en sus agendas, de esta forma se evitan olvidos.

Inicia a la hora con los que estén.

De esta manera se imprime la cultura de puntualidad y aunque al principio haya gente que le cueste, tarde o temprano, terminarán mejorando.

Inicia con un tema popular que atraiga la atención de los participantes.

Pero que a la vez, no sea fundamental para entender el resto de la reunión. Algunas sugerencias son: hablar del contexto, revisar avances anteriores, revisar la agenda de la reunión, contestar preguntas.

Asegura que se tomen notas.

Que se lleguen a acuerdos y cada persona tenga claro qué hará, cuándo y cómo. Clarificar esas acciones fomenta la acción inmediata.

No permitas celulares y evita computadoras salvo que estos sean indispensables.

Estos son, generalmente, distractores que entorpecen la reunión y ayudan a la procrastinación de los asistentes evitando que se tomen las acciones necesarias. Esto sin duda hará tus reuniones productivas.

Si la reunión es larga facilita café, líquidos y algo de comer tipo galletas.

Así evitarás que los asistentes a la reunión tengan que salir del recinto.

Programa menos tiempo del que piensas que la reunión necesita.

Esto ayuda a que te enfoques y no pierdas tiempo en temas no relevantes para el objetivo de la reunión.

Asegura que la agenda fluya.

Si se atracan en algún tema usa la herramienta de “parqueo”: escribir en un papelógrafo el tema de controversia para tratarlo en otro momento y así destrabar la conversación.

Toma notas en papelógrafo o dictándolas a una persona.

De esa manera los participantes se sientan escuchados y atendidos en sus puntos de vista. Esto, además de hacer tus reuniones productivas, generará confianza entre los participantes.

Y por último: TERMINA A LA HORA.

Todos tenemos otras actividades esperandonos y el tiempo es el mismo para todos. Por eso, recuerda: “respetar el tiempo de los demás te generará respeto y credibilidad”.

Te recuerdo que puedes visitar nuestros cursos virtuales en el siguiente link: CURSOS VIRTUALES

Finalmente, si aún no te has suscrito a nuestras publicaciones quincenales puedes hacerlo AQUÍ, es GRATIS!

Iris Reyna
Escríbeme a iris@irisreyna.com
Teléfono 511 4219030
Av. Angamos 1267 of 502 Miraflores
Perú

Deja una respuesta

Nuestros Cursos

Manejo Emocional del Cambio

$19.99 $10.99
Ver más

Decidir y Priorizar – La clave del éxito

$10.99
Ver más

Productividad y Gestión del Tiempo

$10.99
Ver más
He leído las políticas de privacidad