Cómo agendar con eficiencia

01.02.2019

Tips para hacer el mejor uso de tu tiempo

Seguramente te ha pasado terminar un día lleno de actividades, largas reuniones, interrupciones frecuentes, tareas de último minuto, e irte a casa con esa sensación frustrante de no haber logrado nada significativo.

Para que esto no te suceda es muy importante saber agendar adecuadamente. En este articulo te daré algunos tips para domines el arte de planificar tus actividades de manera que puedas lograr tus metas.

Agendar adecuadamente te ayudará a:

  • Comprender lo que puedes lograr de forma realista con el tiempo que tienes
  • Asegurarte de dedicarle suficiente tiempo a los temas esenciales
  • Contar con tiempo para lo inesperado
  • Comprometerte con lo que realmente cumplirás
  • Lograr un balance de trabajo y vida personal
  • ¡Reducir el estrés!

El tiempo es el único recurso que no podemos comprar. Por ello, si logras mejorar tus habilidades para agendar, verás cómo empezarás a tener mayores logros y reconocimientos con igual o menos esfuerzo del que hacías antes. Y más importante aún, sabrás lo que es irte a tu casa con la satisfacción de haber hecho lo que te propusiste.

Tips para agendar:

  • Agenda tiempo para agendar

El truco es marcar un día específico para agendar. Por ejemplo, a mí me funciona muy bien cerrar el mes revisando lo que logré y haciendo una lista de las prioridades para el siguiente mes. Lo mismo hago todos los viernes para la semana para priorizar la semana siguiente, y cada tarde o noche para priorizar el día siguiente.

Es clave que tengas una rutina estable. Este día y hora va a depender del tipo de trabajo que tengas. Tengo colegas que trabajan en turnos de 14 días seguidos y luego descansan otros 14 días; en este caso es lógico que programen su mes al llegar al trabajo luego de su descanso. De hecho, usan el primer día para recibir todas las novedades de la persona que cubrió el turno y está de salida.

  • Elabora tu lista de actividades

Asegúrate de tener una lista de actividades o tareas priorizada de acuerdo con lo que quieres lograr. Las actividades que debes priorizar son aquellas que son urgentes, que no puedes delegar y, sobre todo, aquellas que son esenciales para lograr tus objetivos.

  • Identifica el tiempo disponible

Sea cual fuere tu trabajo, calcula el tiempo neto que tienes disponible. Es decir, no consideres el tiempo para almorzar, para esa reunión del equipo que tienes que ir sí o sí, el tiempo de transporte o para ese curso que estás llevando.

  • Considera tiempo para lo no planeado

Asigna tiempo extra para contingencias o emergencias. La experiencia podrá decirte cuánto tiempo debes considerar; en líneas generales, mientras más impredecible sea tu trabajo más tiempo deberás asignar.

  • Analiza tus actividades

Aprende del periodo que pasó. Pregúntate qué hiciste según lo planeado, qué no hiciste y por qué, que hiciste que no estaba planificado. También pregúntate si tu priorización de actividades estuvo bien pensada o la puedes mejorar.

Hay muchas circunstancias que pueden distraerte o apartarte de tus planes, pero verás que mientras mejor planifiques tu agenda, más probabilidades tendrás de lograr tus metas. Empieza hoy a practicar.

Soy Iris Reyna, Psicóloga Especialista en Efectividad Laboral.

Y si quieres aprender a manejar las distracciones y otros ladrones de tu tiempo, te invito a ver la INTRODUCCIÓN DE ESTE CURSO y verás que te ayudará a comprender qué puedes estar haciendo bien o mal en tu administración del tiempo.

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